PROTOKÓŁ NR 35/2023
Z POSIEDZENIA KOMISJI REWIZYJNEJ
z dnia 29 marca 2023 r.
Jarosław Czyż, przewodniczący komisji otworzył posiedzenie i stwierdził obecność wszystkich członków komisji. Posiedzenie odbyło się w sali konferencyjnej Starostwa Powiatowego we Wrześni. W posiedzeniu ze względu na tematykę uczestniczyli:
1) Mateusz Maserak, naczelnik Wydziału Promocji, Spraw Społecznych i Sportu;
2) Marlena Modrowska, inspektor Wydziału Organizacyjnego.
Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Przewodniczący komisji przedstawił proponowany porządek obrad. Z uwagi na brak wniosków o zmianę porządku przystąpił do realizacji jego merytorycznych punktów.
Pkt. 3 Przeprowadzenie kontroli dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym w 2022 r.
Dokumentację do kontroli i wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli udzielił Mateusz Maserak, naczelnik Wydziału Promocji, Spraw Społecznych i Sportu.
W ramach czynności kontrolnych dotyczących kontroli dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym na realizację zadań publicznych w 2022 r. członkowie komisji zapoznali się z:
1) ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r.;
2) uchwałą nr 212/XXXIII/2021 z dnia 24 września 2021 r. w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy powiatu wrzesińskiego z organizacjami pozarządowymi;
3) uchwałami Zarządu Powiatu Wrzesińskiego dotyczącymi:
a) ogłoszenia otwartych konkursów ofert na zlecanie realizacji zadań publicznych,
b) naboru członków i powoływania komisji konkursowych opiniujących złożone oferty,
c) przyznania środków budżetowych na zlecanie realizacji zadań publicznych.
Komisja Rewizyjna zapoznała się z wykazem dotacji udzielonych w 2022 r. i poddała kontroli losowo wybraną ofertę z obszaru kultury.
Radna Wiesława Kowalska poprosiła, aby w następnym roku poinformować organizacje pozarządowe o możliwości uczestniczenia przedstawiciela organizacji jako członka w pracach komisji konkursowej, co nie dyskwalifikuje organizacji w udziale w konkursie, tylko nie może uczestniczyć przy ocenie własnej oferty.
Mateusz Maserak poinformował, że informacje dotyczące ogłaszania naboru członków komisji konkursowej są udostępniane zawsze w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Wrzesińskiego. Dodał, że taka informacja przy kolejnym ogłoszeniu konkursu zostanie przekazana również bezpośrednio organizacjom w formie mailowej.
Komisja Rewizyjna nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie procedury udzielenia dotacji organizacjom pozarządowym w 2022 r. Do przedstawionej dokumentacji, jej rzetelności i prawidłowości zapisów członkowie Komisji nie wnoszą uwag. Skontrolowana oferta spełniła wymogi formalne. Zadanie zostało zrealizowane pod względem finansowym i merytorycznym zgodnie z zawartą umową.
Pkt 4 Kontrola przynależności Powiatu Wrzesińskiego do stowarzyszeń i organizacji.
Komisja Rewizyjna zapoznała się z informacją dotyczącą przynależności Powiatu Wrzesińskiego jako członka do związków i stowarzyszeń. Powiat Wrzesiński jest członkiem następujących związków i stowarzyszeń:
1) Związek Powiatów Polskich;
2) Lokalna Grupa Działania „Z Nami Warto”;
3) Stowarzyszenie Samorządowe A2 Wielkopolska;
4) Wielkopolski Ośrodek Kształcenia i Studiów Samorządowych;
5) Klaster Turystyczny „Szlak Piastowski w Wielkopolsce”.
Komisja Rewizyjna nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie przynależności Powiatu Wrzesińskiego do stowarzyszeń i organizacji.
Pkt 5 Kontrola Wydziału Promocji, Spraw Społecznych i Sportu w zakresie zatrudnienia i obowiązków.
Mateusz Maserak przedstawił informację, jak zmieniała się liczba zatrudnionych osób w Wydziale Promocji, Spraw Społecznych i Sportu na przestrzeni ostatnich lat.
Członkowie Komisji Rewizyjnej zapoznali się z podstawowymi zadaniami Wydziału Promocji, Spraw Społecznych i Sportu w zakresie promocji, kultury, sportu, spraw społecznych oraz ochrony i promocji zdrowia. Powyższe zadania określone są w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego we Wrześni, który został uchwalony uchwałą nr 890/2020 Zarządu Powiatu Wrzesińskiego dnia 22 grudnia 2020 r. Szczegółowe zadania, uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych pracowników Starostwa określają zakresy czynności, które są objęte ochroną danych osobowych.
Komisja Rewizyjna nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie zatrudnia i obowiązków w Wydziale Promocji, Spraw Społecznych i Sportu.
Protokół kontrolny stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu.
Pkt.5 Sprawy bieżące.
Radna Wiesława Kowalska poinformowała, że dnia 20 stycznia 2023 r. złożyła wniosek o udzielenie informacji publicznej dotyczącej otrzymanej darowizny od Powiatu Wolfenbüttel w kwocie 15.000 Euro na pomoc dla obywateli Ukrainy wraz z kserokopią faktur. Dodała, że w odpowiedzi otrzymała kserokopię faktur i na podstawie jednej z nich środki wpłynęły w przeliczeniu na walutę polską w kwocie około 70.000,00 zł. Poinformowała, że wszystkie faktury, które otrzymała łącznie przekraczały tę wartość i nie dotyczyły tej sprawy, ponieważ w opisie faktury było, że pochodzą one ze źródeł fizycznych. Dodała, że poprosiła o uzupełnienie odpowiedzi, ponieważ we wniosku prosiła o faktury opłacane ze środków pochodzących ze źródeł publicznych. Dopowiedziała, że w odpowiedzi otrzymała informację, iż zostało to źle opisane i w załączeniu otrzymała ponownie faktury (bez jednej z faktur, która była przesłana we wcześniejszym piśmie) z dołączonymi do faktur poprawionymi opisami. Poinformowała, że z informacji jakie posiada wszelkie poprawki powinny być zatwierdzone przez Wydział Finansowy, czego w tym przypadku nie wykonano. Dodała, że w żaden sposób suma kwot na fakturach nie wykazuje kwoty, jaką Powiat Wrzesiński otrzymał z Powiatu Wolfenbüttel. Uważa, że faktury są błędnie opisane i nie zgadzają się kwoty. Zawnioskowała, aby rozszerzyć plan kontroli Komisji Rewizyjnej o kontrolę przychodów i wydatków na pomoc dla Ukrainy (ewidencja przychodów i ich wysokości z rozróżnieniem źródeł ich pochodzenia, czyli ile wpłynęło środków od osób fizycznych, a ile z instytucji publicznych, ewidencja wydatków, dowody rozliczenia, czyli faktury wraz z ich opisami).
Przewodniczący komisji zarządził głosowanie nad przyjęciem wniosku radnej Wiesławy Kowalskiej o rozszerzenie planu kontroli Komisji Rewizyjnej na 2023 r. o ww. kontrolę.
Członkowie komisji przyjęli jednogłośnie wniosek.
Z uwagi na zrealizowanie porządku obrad Jarosław Czyż, przewodniczący komisji zamknął posiedzenie.
Na tym protokół został zakończony i podpisany przez przewodniczącego komisji.
Przewodniczący komisji
/-/ Jarosław Czyż
Protokołowała:
Marta Mittmann, inspektor Wydziały Organizacyjnego