PROTOKÓŁ NR 21/2015
Z POSIEDZENIA KOMISJI REWIZYJNEJ
z dnia 26 listopada 2015 r.
Przewodnicząca komisji; Maria Taciak otworzyła posiedzenie, stwierdziła quorum, przy którym Komisja może podejmować decyzje. W posiedzeniu brał udział także naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich – Kamil Perlik.
Lista obecność stanowi załącznik nr 1do niniejszego protokołu.
Porządek obrad:
Ponieważ członkowie Komisji nie zgłosili uwag do zaproponowanego porządku obrad, Maria Taciak przystąpiła do jego realizacji.
Pkt 3
Po rozpoczęciu posiedzenia Maria Taciak poinformowała członków Komisji Rewizyjnej, iż poprosiła pracownika biura Rady Powiatu we Wrześni o udostępnienie zestawienia sposobu załatwiania skarg i wniosków za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 roku. Zestawienie stanowi załącznik do protokołu z czynności kontrolnych przeprowadzonych w dniu 26 listopada 2015 r., z którym zapoznali się członkowie Komisji Rewizyjnej. Dodatkowo Przewodnicząca zapoznała członków komisji z pisemnymi wyjaśnieniami, o które Komisja Rewizyjna wnosiła podczas kontroli dnia 16 listopada 2015 roku. Wyjaśnień udzielił naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich – Kamil Perlik i stanowią one załącznik do protokołu z dzisiejszej kontroli, tj. 26 listopada 2015 roku.
W związku z wątpliwościami Komisji Rewizyjnej co do zastosowanych symboli klasyfikacyjnych dla spraw prowadzonych w 2014 roku, naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich został ponownie poproszony o udział w posiedzeniu i udzielenie uzupełniających wyjaśnień.
Kamil Perlik poinformował, iż symbol klasyfikacyjny jednolitego rzeczowego wykazu akt 1511 stosuje się w momencie, kiedy Starostwo Powiatowe uznaje się za niewłaściwy organ i przekazuje skargę do organu właściwego do rozpatrzenia skargi lub wniosku. Natomiast symbol klasyfikacyjny 1510 stosuje się w momencie, kiedy skarga wpłynęła do Starostwa Powiatowego we Wrześni i jest rozpatrywana bezpośrednio. Poinformował także, iż brakujących w aktach spraw dokumentów, będących dowodami przekazania skarg w 2014 roku do Komisji Rewizyjnej nie udało się odnaleźć. Na pytanie Marii Taciak o powód, dla którego terminy ustawowe do rozpatrzenia skargi zostały uchybione Kamil Perlik odpowiedział, iż pracownik, który wcześniej zajmował się rozpatrywaniem skarg i wniosków był doświadczony w swojej dziedzinie. Zwrócił uwagę, iż skargi, które wpłynęły do Starostwa Powiatowego w roku 2014 były skomplikowane i wymagały udziału także instytucji zewnętrznych. Maria Taciak zauważyła, iż w przedłożonej dokumentacji wskazać należy, że koordynacja przebiegu załatwienia spraw i ich terminowego rozpatrzenia nie była wystarczająca. Zwróciła także uwagę, iż informowanie strony o etapie, na jakim znajduje się sprawa, z którą zwraca się skarżący lub wnioskujący jest jej prawem wynikającym z przepisów. Strona powinna wiedzieć, iż organ zajmuje się jej sprawą. Kamil Perlik odpowiedział, iż został podjęty środek zaradczy. W 2015 roku rozpatrywaniem skarg i wniosków powierzono innej osobie – od kwietnia 2015 roku koordynację nad rozpatrywaniem skarg i wniosków przejął referent Referatu Kancelarii Ogólnej, Biura Rady i Zarządu, Natalia Ratajczyk.
Przemysław Hirschfeld odniósł się do przedłożonego sprawozdania z rozpatrywania skarg i wniosków w 2014 roku. Zwrócił uwagę, iż analiza, jest nieczytelna. Znajdujące się w niej informacje nie pozwalają na zauważenie, jak wiele uchybień miało miejsce podczas rozpatrywania skarg i wniosków w 2014 roku. Kamil Perlik wyjaśnił, iż jest to szablon, który został narzucony przepisami i nie można go samodzielnie edytować. Jedynie kierownik jednostki, jakim jest Starosta Wrzesiński, może być informowany przez pracownika zajmującego się rozpatrywaniem skarg i wniosków w postaci bardziej szczegółowego zestawienia – jak sprawy zostały załatwione.
Po wysłuchaniu wyjaśnień naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, Komisja Rewizyjna przystąpiła do podjęcia czynności kontrolnych w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków za okres od stycznia do lipca 2015 roku.
Szczegółowe informacje na temat przeprowadzonych czynności kontrolnych znajdują się w protokole z kontroli w zakresie załatwiania skarg i wniosków złożonych przez mieszkańców powiatu wrzesińskiego na działalność Zarządu Powiatu, Starosty, komórek organizacyjnych Starostwa oraz ich pracowników (za 2014 rok i od stycznia do lipca 2015 roku) z dnia 26 listopada 2015 roku.
Na posiedzeniu przyjęto także treść protokołu z kontroli przeprowadzonej w dniu 16 listopada 2015 r. i stwierdzono, iż będzie on wraz załącznikami stanowić załącznik do protokołu z kontroli z dnia 26 listopada 2015 roku.
Pkt 4
Przewodnicząca zaproponowała, aby 3 grudnia 2015 roku o godz. 15:30 Komisja Rewizyjna odbyła posiedzenie, celem odczytania, przyjęcia i podpisania protokołu z kontroli w zakresie załatwiania skarg i wniosków, złożonych przez mieszkańców powiatu wrzesińskiego na działalność Zarządu Powiatu, Starosty, komórek organizacyjnych Starostwa oraz ich pracowników (za 2014 rok i od stycznia do lipca 2015 roku). Członkowie komisji nie wnieśli zastrzeżeń do zaproponowanego terminu.
Pkt 5
Ponieważ członkowie Komisji nie zgłosili uwag ani wniosków, Przewodnicząca zamknęła posiedzenie.
Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej:
/-/Maria Taciak
Protokołowała:
Natalia Ratajczyk
Referent
Referat Kancelaria Ogólna
Biuro Rady i Zarządu
drukuj (Protokół nr 21 / 2015)