Biuletyn Informacji Publicznej
Powiatu Wrzesińskiego

Realizacja obowiązku informacyjnego o ochronie danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), informujemy, że:

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Starosta Wrzesiński, z siedzibą przy ul. Chopina 10, 62-300 Września. Może się Pan/Pani z nim skontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail starostwo@wrzesnia.powiat.pl telefonicznie pod numerem 61 640 44 50 lub tradycyjną pocztą na adres wskazany powyżej.
W sprawach związanych z Pana/Pani danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail iod@wrzesnia.powiat.pl 
Cel przetwarzania, podstawę prawną oraz okres przechowywania danych osobowych przedstawia tabela:

Odbiorcy danych osobowych
W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
a) podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
b) strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
c) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
d) podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
e) podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
f) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł
W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu
a) Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
b) Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. 
c) Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie. 
d) Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania. 
e) W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych, w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.
f) Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; 
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
e) prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (prawnie uzasadniony interes);
f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotu danych, można złożyć w formie pisemnej na adres siedziby Administratora lub elektronicznie na adres wskazany wyżej. Administrator zastrzega sobie prawo żądania udzielenia dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):
a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
c) dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;

Niepodanie danych osobowych w  będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach ich nie podanie nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.